L’ufficio HR di qualsiasi azienda si trova spesso sommerso da richieste ripetitive da parte dei dipendenti:

📌 “Quante ferie mi restano?”
📌 “Ho segnato correttamente le mie timbrature?”
📌 “Puoi inserire un giustificativo per ieri?”

Queste richieste, sebbene legittime, rallentano il lavoro dell’ufficio del personale, che invece di concentrarsi su attività strategiche si trova costantemente impegnato a rispondere a telefonate e email per operazioni che il dipendente potrebbe fare in totale autonomia.

📌 Ma quanto tempo si perde realmente?

Se in un’azienda di 100 dipendenti ogni lavoratore chiama l’ufficio HR anche solo una volta al mese per una richiesta banale e la telefonata dura in media 5 minuti, il tempo perso è di:

⏳ 100 dipendenti × 5 minuti = 500 minuti al mese
⏳ 500 minuti = 8,3 ore di lavoro perse ogni mese
⏳ 8,3 ore × 12 mesi = 100 ore di lavoro all’anno sprecate solo per rispondere a richieste evitabili!

Con un sistema che permette al dipendente di visualizzare il proprio cartellino e gestire autonomamente le richieste di giustificativi tramite un’app, queste ore di lavoro vengono recuperate, trasformando l’ufficio HR in un reparto più efficiente e strategico.

L’Importanza della Gestione Autonoma delle Presenze

💡 Il dipendente può gestire in autonomia il proprio cartellino senza disturbare il reparto HR, riducendo inutili interruzioni e risparmiando tempo prezioso.

🔹 Cosa può fare un dipendente con l’app?
✅ Visualizzare il proprio cartellino mensile → Controllare timbrature e totali senza dover chiamare l’HR.
✅ Richiedere giustificativi direttamente dall’app → Inviare richieste di ferie, congedo o permessi senza email o telefonate.
✅ Modificare richieste prima dell’approvazione → Se il dipendente cambia idea, può correggere la propria richiesta senza dover fare altre comunicazioni.

📌 Risultato: meno chiamate, meno email e un risparmio concreto di tempo e denaro.

Come Funziona la Gestione del Cartellino Tramite App?

🔹 Accesso rapido alle proprie timbrature

• Il dipendente può consultare il proprio cartellino mensile in pochi secondi.
• Possibilità di navigare tra i mesi precedenti per verificare ore lavorate e giorni di ferie goduti.

🔹 Richiesta di giustificativi direttamente dall’app

• Se il lavoratore ha bisogno di un giorno di permesso, può fare la richiesta con un click scegliendo la causale appropriata.
• Un’interfaccia chiara e intuitiva permette di selezionare il giorno e inserire eventuali note.

🔹 Modifica delle richieste prima dell’approvazione

• Se un dipendente ha richiesto un giorno di ferie ma cambia idea, può modificare o eliminare la richiesta prima che venga approvata.
• Evita errori e riduce ulteriormente il lavoro amministrativo dell’HR.

📌 Risultato: zero telefonate, zero attese, tutto sotto controllo in pochi secondi.

Quanto Tempo Risparmia l’Azienda?

Confrontiamo due scenari in un’azienda di 100 dipendenti.

🔴 Scenario tradizionale (senza app di gestione autonoma)
📞 Ogni dipendente chiama 1 volta al mese per una richiesta → 5 minuti di telefonata.
📞 Tempo totale perso dall’HR: 100 ore all’anno.

🟢 Scenario con gestione autonoma tramite app
📱 Ogni dipendente consulta l’app, nessuna chiamata all’HR.
📱 Tempo totale perso dall’HR: 0 ore all’anno.

📌 Risparmio netto: 100 ore di lavoro annue, che possono essere dedicate a compiti più produttivi!

💡 Se queste 100 ore vengono convertite in attività più strategiche, l’azienda ne trae un vantaggio economico significativo.

Vantaggi per i Dipendenti e per l’Ufficio HR

✅ Maggior autonomia per i dipendenti

• I lavoratori non devono più attendere risposte dall’ufficio HR, ma possono controllare tutto in tempo reale.

✅ Meno interruzioni per l’ufficio HR

• Il reparto HR può concentrarsi su attività più strategiche invece di rispondere a telefonate e email ripetitive.

✅ Maggiore efficienza organizzativa

• Con meno burocrazia, il processo di gestione delle presenze diventa più fluido e trasparente.

📌 Esempio pratico:
Un’azienda che implementa il sistema di gestione autonoma tramite app riduce del 90% le richieste di informazioni all’HR, migliorando la produttività aziendale e il benessere del personale.

📌 Se vuoi ottimizzare la gestione delle presenze nella tua azienda e ridurre il carico di lavoro dell’ufficio HR, contattaci per una consulenza gratuita!