Cosa significa e come si realizza la quadratura delle ore tra presenze e produzione?

Questa domanda viene spesso sollevata dai responsabili e dai dirigenti di Aziende produttive e manifatturiere.

La motivazione ‘vera’ che si nasconde dietro alla domanda, è che nelle aziende produttive si riscontrano molto spesso delle differenze – anche rilevanti – tra le ore produttive e quelle effettivamente retribuite, e non sono immediatamente comprensibili cause ed origini di queste differenze.

Immaginiamo ad esempio un’azienda metalmeccanica, con decine di operatori addetti in produzione, che ogni giorno rileva differenze di almeno 30 minuti a persona.

In pratica paga ciascun addetto 8 ore al giorno, ma ne rileva come lavorate e produttive 7,30 o 7,00 o anche meno.

Sembrerebbe una differenza accettabile o minoritaria, ma se la moltiplichiamo per i giorni lavorativi di un anno, e per decine di persone, questo esempio può tradursi in costi dell’ordine di 100.000 € che graveranno sul bilancio annuale dell’azienda.

E tutto questo si ripete ogni anno.

Cerchiamo quindi di fare un’analisi più accurata, perché i valori in questione sono notevoli, ed il problema può essere serio.

Quali sono le principali cause di squadratura tra ore retribuite e produttive ?

E quali sono le migliori soluzioni ?

Causa n.1
Esistono in azienda sistemi separati e diversi (da un lato il software MES di controllo produzione, dall’altro il gestionale delle presenze) che elaborano i calcoli in modo indipendente e non si parlano né si scambiano i risultati.

Soluzione n.1
Ci troviamo in questo caso di fronte a due sistemi diversi e scollegati, probabilmente nati e installati in tempi diversi.
E’ un caso che nella nostra esperienza si verifica di frequente.
La soluzione a prima vista più semplice, ossia di interfacciarli tra loro, spesso si scontra con ostacoli difficili da superare (ad es.: Sistema MES e sistema di gestione presenze che risiedono in ambienti informatici troppo diversi; oppure acquistati da fornitori che non cooperano tra loro; oppure procedure e software di generazioni troppo diverse tra loro).
La soluzione ‘vera’ è cambiare almeno uno dei due sistemi, e adattarlo all’interfacciamento con l’altro.

Causa n.2
Manca un quadro organico delle anomalie / discrepanze rilevate tra presenze e produzione, aggiornato in tempo reale;

Soluzione n.2
Qui bisogna individuare la causa della carenza nel raffronto.
Spesso si trovano estrazioni di dati separate, una per le presenze, una per le ore produttive, esportate e confrontate tramite fogli Excel.
Il problema solitamente è che le estrazioni sono eseguite manualmente, invece che automatizzate, e delegate ad un operatore che deve renderle omogenee per poterle raffrontare.
Inoltre spesso il raffronto avviene a distanza di tempo, vanificandone parzialmente l’utilità.
L’automazione del raffronto tra ore di presenze e ore produttive può comportare lo sviluppo di programmi software ad hoc, collaborando con i fornitori dei sistemi di rilevazione presenze e di raccolta dati produzione.
Se questo non è possibile, occorre considerare il cambiamento di almeno uno dei due sistemi, come nel caso precedente.

Causa n.3
Ci sono mancanze nell’organizzazione del lavoro e nei controlli.

Soluzione n.3
In questo caso la causa da analizzare e rimuovere è organizzativa, prima che informatica o sistemistica.
Per risolvere offriamo consulenza e sessioni di analisi affiancando nostri tecnici specializzati per individuare i punti da migliorare, prima di proporre soluzioni.

Causa n.4
Mancano uno o entrambi i sistemi automatizzati di rilevazione presenze e di controllo produzione.

Soluzione n.4
In questo caso va eseguita una sessione di analisi sui sistemi esistenti in azienda, cui segue una proposta di un sistema hardware e software di rilevazione presenze e di controllo dell’avanzamento produzione, integrati e/o integrabili.

Conclusioni:
Una coppia di sistemi integrabili o integrati, uno di rilevazione delle presenze e l’altro di controllo della produzione, rappresentano la soluzione ideale per questi problemi.

Una sessione di analisi preventiva è sempre raccomandata per individuare e proporre il sistema adeguato.

Siamo produttori specializzati di queste soluzioni da molti anni.

Non esitare a chiederci informazioni ulteriori compilando il form di richiesta.